À l’heure où j’écris cet article, je m’occupe de 23 clients en même temps qui ont plusieurs projets répartis sur l’année.
Autant dire que j’ai dû apprendre rapidement à gérer ma boite mail pour ne pas crouler sous les e-mails. D’autant plus que 95% de mes e-mails attendent une réponse rapide.

En tant que « Customer Success manager » (Manageur de la réussite client), la satisfaction de mes clients en dépend.

Alors, comment est-ce que je m’organise ?

Chaque e-mail est une tâche à gérer

Lorsque vous recevez un e-mail, commencer par lire le sujet pour comprendre d’objet de celui-ci. Normalement, si le sujet du mail est bien décrit vous n’aurez pas à le regarder en détail pour savoir combien de temps vous allez prendre pour traiter l’objet de celui-ci.

La deuxième étape consiste à ouvrir l’e-mail et à le scanner rapidement. Le but est de ne pas passer plus de 30 secondes sur un e-mail. Lors de cette lecture rapide, vous devez définir les points suivants :

• Est-ce une tâche à faire ou une information ?
• Est-ce que vous pouvez exécuter cette tâche en moins de 5 min ?
• Quelle est l’action à effectuer ?
• Qui doit faire l’action ?
• Pour quand cette action doit être faite ?

Ces questions vont déterminer ce que vous devez faire de ce mail. Il y a 4 actions possibles.

1. Déléguer : Si cette tâche peut être faite par quelqu’un d’autre
2. Planifier : Si cette tâche n’est pas urgente et qui prend plus que 5 min
3. Exécuter : Si cette tâche est urgente ou qu’elle prend moins de 5 min
4. Classer : Si cet e-mail est informatif, qu’il n’y a pas de tâche ou que c’est la clôture d’une suite de mails.

Vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower ci-dessous pour vous aider à déterminer quelle action faire.

Note : dans la gestion de mail, on parle de « classer ses e-mails » et non pas les supprimer.

Un mail, même d’il y a 3 ans, peut toujours vous être utile, car il peut contenir une information importante.

C’est pour ça qu’il est important de bien classer ces mails. Comme ça, il vous sera facile de retrouver n’importe quelle information rapidement.

Classer ses e-mails.

Selon Harvard Business Review, avoir une boîte mail pleine nous fait perdre jusqu’à 27 minutes par jour.

Nous connaissons tous quelqu’un autour de nous qui a une boite mail qui déborde avec 2543 e-mails non lus. Cela est peut-être vous d’ailleurs. Et je ne vous jette pas la pierre. Avant de découvrir la méthode de classification d’e-mail dont je vais vous parler, j’étais pareil.

Alors, comment bien classer ses mails ?

Il existe plusieurs systèmes de classification d’e-mail. De mon côté, j’utilise la méthode que j’appelle de la boite mail vide.

Vous l’aurez compris, votre objectif est d’avoir une boite mail vide. Car vous aurez classé tous vos e-mails et/ou planifié toutes les tâches à effectuer.

La première étape consiste à vous créer 4 sections appelées respectivement « Planifié » , « Délégué » « Tâche faite » et « Information ».

Vous pouvez vous aussi créer des sous-sections si vous le voulez.

Par exemple, de mon côté j’ai créé ces 4 sections par client.

Ce qui me permet de retrouver toutes mes conversations avec mes clients facilement.

Client 1 :

• Planifié
• Délégué
• Tâche faite
• Information

Client 2 :

• Planifiié
• Délégué
• …

ATTENTION: il existe des moyens de classer automatiquement les e-mails dans certaines sections. N’utilisez pas ces outils. Le but est de classer manuellement chaque e-mail après l’avoir lu et avoir décidé quelles actions prendre. Si vous les classez automatiquement vous allez probablement avoir des sections que vous allez regarder et d’autres que vous n’allez jamais regarder.  Ce qui reviendra au même que de ne pas classer ses mails.

Que faire concrètement avec ses e-mails

Nous avons donc 4 catégories de classement (les choses à faire, les choses à déléguer et les actions terminées, les informations)

Une fois vos sections créées, quelles actions prendre vous pouvez prendre les actions suivantes :

• Si vous pouvez répondre ou faire l’action demandée dans l’e-mail en moins de 5 minutes. Faites l’action, puis classez l’e-mail dans la section « Tache faite ».
• Si le mail est informatif et qui peut être lu en moins de 5 minutes, lisez-le immédiatement puis classez-le dans la section « Information ».
• Si l’action vous prend plus que 5 minutes, répondez à l’e-mail pour en accuser réception. Vous pouvez répondre que vous allez travailler dessus et que vous reviendrez vers la personne dès que possible. Puis classer cet e-mail dans une section « Planifié ». Enfin planifier cette tâche.
• Si l’action peut être déléguée, transférez cet e-mail à la personne qui va devoir exécuter cette tâche. Donnez-lui une date de fin et demandez-lui de vous prévenir lorsque l’action sera faite. Enfin, planifiez un suivi pour voir si l’action a bien été faite et classez cet e-mail dans la section « Délégué »
• Enfin pour tout autre e-mail qui n’a pas d’action concrète (réponse finale d’une suite d’e-mails ou un accusé de réception…). Classez cet e-mail immédiatement dans la section « Tâche faite » ou dans la section « Information ». 
• Une fois les actions faites, retourner dans la section « Planifié » et « Délégué ». Répondez à l’e-mail si nécessaire pour confirmer la tâche terminée et classez celui-ci dans « Tâche faite ».

Astuce : Pensez à vous désabonner des Newsletters que vous ne regardez plus. Ceux-ci ont tendance à vous encombrer votre boite mail.

Quand regarder ses e-mails

Maintenant que vous avez appris à gérer vos e-mails et à les considérer comme des taches, vous aurez naturellement tendance à regarder vos e-mails plus souvent.

Ne le faites pas !

Regarder vos e-mails est une source de perte de temps et d’énergie énormes.

Votre travail consiste à l’accomplissement des tâches plutôt qu’à la lecture de vos mails.

Organisez-vous pour toujours lire vos mails au même moment de la journée. Ce peut être le matin, et début d’après-midi où le soir, ou ça peut aussi être tous les 3 en même temps. Cela dépend de votre travail et de l’importance des e-mails de celui-ci. L’important est de le faire seulement à des moments que vous avez choisi. Et pas toutes les 5 minutes par réflexe.

De mon côté, les e-mails sont vraiment importants, car il représente le moyen privilégié de contact de mes clients. Je regarde mes e-mails après 4 Pomodoro. Donc après ma longue pause. Je parle de cette technique dans mon article : Être productif sans vous épuiser. C’est-à-dire, à peu près toutes les 2 heures

Je vous conseille de ne pas regarder vos e-mails plus qu’une fois toutes les 2 heures. Autrement, vous allez perdre du temps et vous ne serez pas efficace.

Noté bien qu’un e-mail n’est jamais urgent. Même si l‘expéditeur a noté « URGENT » ou  « IMPORTANT » dans le sujet. Si quelque chose est vraiment urgent, la personne réussira toujours à vous contacter. J’ai par exemple déjà été contacté par un client sur LinkedIn, car il n’arrivait pas à me joindre d’une autre manière.

Si vous êtes sceptique, que vous pensez que vous allez louper des informations importantes, je vous conseille de tester. Faites un test pendant une semaine. Vous verrez que vous n’aurez rien loupé d’important et que vous aurez été beaucoup plus focus sur vos tâches.

Il existe bien sûr d’autres systèmes de gestion d’e-mail. Mais je voulais vous partager la technique que j’utilise et qui fonctionne pour moi. Si vous avez d’autres astuces pour mieux gérer votre boite mail, partagez-les dans les commentaires.