Être productif n’est pas si dur, le plus difficile est de trouver une méthode qui vous convient et que vous pouvez appliquer sans trop de problèmes.  

Dans cet article, nous allons voir une méthode de productivité qui vous permettra de devenir plus productif dans n’importe lequel de vos projets. Que ce soit professionnel ou personnel.  Et tout ça sans vous prendre trop d’énergie.

Planifier vos projets

Prendre du temps pour bien planifier un projet vous permet de gagner un temps considérable lors de l’exécution de celui-ci.

La planification permet de travailler avec 2 casquettes. Une casquette de manager et celle d’exécutant.

Le but est de planifier vos actions, de bien prendre le temps de réfléchir sur tout ce que vous avez à entreprendre pour accomplir votre objectif.

Puis d’exécuter ces actions de manière bête et méchante sans trop y réfléchir.

Cette méthode vous permettra de ne plus perde du temps dans la réflexion, mais de mettre vos efforts dans l’action.

Réfléchissez une fois puis foncez !

Alors oui ! Arrêter de réfléchir est plus facile à dire qu’à faire et il est fort probable que pendant l’exécution des actions des idées vous viennent en tête. Ce n’est pas un souci. Il faut juste faire en sorte de les canaliser. Notez ses idées quelque part et vous prenez le temps d’y réfléchir à la fin de la semaine.

Pourquoi la fin de semaine ? Simplement, car à la fin de chaque semaine, vous devez faire une revue des actions effectuée dans la semaine. Demandez-vous ce que vous aurez pu faire mieux et planifier la semaine suivante en conséquence.

Cette revue vous permettra également de revenir sur les idées que vous avez notées à tête reposée. Prenez cette liste d’idée et posez-vous la question. Est-ce que cette idée est pertinente ? Si oui, planifiez-la, soit pour la semaine suivante, soit pour plus tard dans votre projet.  Si votre idée n’est pas pertinente, vous pouvez rayer ou jeter votre note. 

Pour résumer. Commencez par planifier votre projet en totalité. Puis planifier les actions à effectuer cette semaine. Chaque fin de semaine, analysez ces actions et vos notes pour planifier la semaine suivante.

Astuce 

Ne vous laissez pas trop de temps pour accomplir vos tâches, sinon vous allez procrastiner.

La loi de Parkinson dit : « Plus vous vous laissez du temps pour terminer une tâche, plus vous allez prendre de temps pour l’accomplir »

Donner des priorités aux priorités

Une fois que vous avez planifié votre ou vos projets. Donnez des priorités aux actions. Faites en sorte de faire les actions les plus importantes et urgentes en premier.

Généralement, les actions urgentes et importantes sont celles qui vont vous prendre du temps et de l’énergie, mais c’est aussi les actions qui vont vous faire avancer au plus vers votre objectif.

Pourquoi donner des priorités est important ?

Cela vous permettra d’effectuer les actions les plus importantes en premier. Et si à la fin de la journée il vous reste des actions à faire, ce sera généralement des actions qui n’ont qu’un faible impact sur votre objectif. Des actions qui peuvent être replanifiées ou abandonner.

Pour donner des priorités. Vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower.

Une fois vos priorités définies, prenez à nouveau la liste des tâches importantes & urgentes et donnez des priorités aux tâches prioritaires (donnez des priorités aux priorités)

Numérotez l’ordre des tâches les plus importantes au moins importantes. Cet ordre vous donne l’ordre d’exécution de vos tâches. Commencer par la tâche 1. Puis, ne passez pas à la suivante tant que vous n’avez pas terminé celle-ci. Une tâche après l’autre.

Faites une chose après l’autre

Faire deux choses à la fois vous fera prendre du temps et de l’énergie.

Je ne vous apprends rien ici. Et vous vous dites surement que je ne suis pas très original. Je suis même sûr que vous vous dites « Moi je ne fais jamais deux choses en même temps ».

Et je suis sûr que vous faites erreur. Parfois, nous faisons 2 choses en même temps sans même nous en rendre compte.

Je suis sûr que la situation suivante vous est déjà arrivée : 

Vous êtes concentré sur la tâche numéro 1 de votre liste de priorité. Quand soudain, vous recevez un message de votre collègue. Ce message est important, car il s’agit d’une information qui porte sur la tâche numéro 3 de votre liste. Vous allez donc le regarder rapidement, et y répondre plus tard.

Même si vous ne répondez pas tout de suite, vous avez vu son message et une partie de votre concentration est partie vers ce message. Vous avez fait 2 choses en même temps.

Après chacune de ces interruptions, votre cerveau a besoin d’un certain temps pour être à nouveau concentré à 100%. En Clair, vous perdez du temps.   

Réfléchissez maintenant au nombre de fois ou cela vous arrive dans la journée. Et vous verrez que cela arrive beaucoup plus souvent que vous ne le pensez.

Mais que faire dans ce cas ?

Aussi urgent que cela puisse paraitre un message ne sera jamais urgent au point de ne pas pouvoir y répondre dans la demi-heure qui vient.

Lorsque vous démarrez une tâche, couper toutes les notifications venant de vos messageries instantanées. Puis concentrer vous sur cette tâche pendant au moins une demi-heure.

Pour cela, vous pouvez donc utiliser la méthode Pomodoro.

La méthode Pomodoro (Rester productif en faisant des pauses)

Cette méthode a été popularisée par Francesco Cirillo. Celui-ci rechercherait une méthode de concentration qui lui permettait de prendre des pauses tout en étant efficace.

Celle-ci consiste en une succession de travail en profondeur et de pause bien méritée pour recharger votre énergie.

Les étapes de la méthode sont les suivantes :

1. Préparer votre journée
2. Réglez votre timer sur 25 minutes et démarrez l’exécution de votre tâche.
3. À la fin du timer, prenez une pause de 5 minutes
4. Répéter les étapes 2 et 3 quatre fois de suite. Puis prenez une pause longe 15-20 minutes.
5. Répétez le cycle  

Quelques conseils, si vous êtes à 100% sur la tâche et qu’elle est bientôt terminée, terminer la avant de prendre votre pause. En revanche, si la tâche vous prend plus de 10 minutes arrêtez-vous à la fin du timer et prenez une pause.

Pendant vos pauses vous pouvez faire plein de choses. Mais vous ne devez pas travailler. Le but de la pause est de penser à autre chose, de regagner de l’énergie. De mon côté, j’en profite pour faire certaines tâches ménagères (linge, vaisselle, etc..).

Oui, je travaille à la maison donc j’en profite. 🙂

Lorsque la pause est terminée, vous pouvez regarder vos emails/messagerie instantanée et donc répondre à vos collègues si nécessaire.

Cette méthode parait un peu contre-intuitive à cause du nombre de pauses que vous allez prendre dans la journée. Mais si vous vous contentez des 5 minutes comme indiqué, vous verrez que vous aurez beaucoup plus d’énergie et vous serez en réalité beaucoup plus efficace.

Cette méthode est une de mes méthodes favorites.

Je n’y croyais pas non plus au début puis j’ai testé. Maintenant, je n’utilise plus que ça et en combinaison avec les méthodes citées au-dessus (planification – priorisation et concentration) je suis devenu plus productif tout en conservant mon énergie.

Vous ne me croyez pas ? Je vous propose donc de faire un test. Télécharger une des nombreuses applications Pomorodo sur votre téléphone ou ordinateur et essayer pendant une semaine, vous verrez !

Puis, faites-moi savoir dans les commentaires si cette méthode vous a servi et comment vous l’avez adaptée à votre travail.