Être organisé au travail n’est pas seulement une question de gestion du temps, mais aussi une question d’efficacité. Lorsque vous êtes bien organisé, vous pouvez accomplir davantage de tâches, plus rapidement et avec moins d’efforts.
Dans cet article, nous allons explorer comment devenir plus méthodique, organiser votre espace de travail, gérer vos réunions et utiliser les meilleurs outils d’organisation pour améliorer votre productivité.
Avoir une bonne méthodologie de travail
En premier lieu, travailler de manière méthodique est essentiel pour être productif. Cela implique la mise en place d’une routine de travail solide, l’allocation de blocs de temps dédiés à des tâches spécifiques, la création de listes de tâches et la définition claire de vos priorités. Voyons quelques points qui vous seront utiles dans votre méthodologie de travail.
La to-do liste.
Vous la connaissez tous, c’est un incontournable : la to-do liste !
Mais savez-vous comment créer une to-do liste correctement ?
La to-do liste est l’un des outils les plus simples, mais aussi les plus puissants pour organiser son travail. Une liste de tâches bien définie peut faire des merveilles pour votre productivité. Elle vous permet d’avoir une vue d’ensemble de toutes vos tâches, de les prioriser et de suivre vos progrès.
Pour bien créer une to-do liste, commencez par énumérer toutes les tâches que vous avez à faire, sans chercher à les prioriser pour le moment. Cette première ébauche vise à vider votre esprit.
Une fois cette liste établie, il est temps de structurer vos actions. Séparez vos tâches par projet ou par contexte : travail, personnel, à faire à la maison, etc. Cela vous permettra de naviguer plus facilement entre les différentes dimensions de votre travail.
Ensuite, définissez vos priorités. Quelles sont les tâches que vous devez absolument accomplir aujourd’hui ? Lesquelles peuvent attendre demain ? Utilisez la méthode Eisenhower pour vous aider : elle consiste à diviser vos tâches en quatre catégories en fonction de leur urgence et de leur importance.
Enfin, faites preuve de réalisme. Ne surchargez pas votre to-do list. Il vaut mieux terminer toutes vos tâches et en ajouter au besoin, plutôt que de vous laisser submerger par une liste impossible à compléter. Et n’oubliez pas, la to-do liste est un outil à votre service, pas un maître qui dicte votre journée. Sachez vous adapter si nécessaire et n’hésitez pas à réviser votre liste en cours de journée si vos priorités changent.
La to-do liste parfaite ? C’est celle qui vous permet d’avancer sereinement, sans stress, et de terminer votre journée avec le sentiment du devoir accompli.
Les blocs de temps
Le concept des blocs de temps est simple, mais incroyablement puissant lorsqu’il est correctement appliqué. Il s’agit de diviser votre journée en tranches de temps dédiées, durant lesquelles vous vous consacrez à une seule et même tâche.
Commencez par identifier les moments de votre journée où vous êtes le plus productif : est-ce le matin, l’après-midi ou le soir ? Ces périodes sont précieuses, utilisez-les pour les tâches qui demandent le plus de concentration. Par exemple, si vous êtes un lève-tôt, réservez votre matinée pour les tâches qui demandent le plus d’énergie, généralement les plus importantes.
Ensuite, délimitez vos blocs de temps en fonction de la nature des tâches. Un bloc de temps peut durer entre 30 minutes et 2 heures. Plus il est long, plus il doit être consacré à une tâche exigeante. Par exemple, dédiez un bloc de deux heures à une tâche complexe comme l’élaboration d’une stratégie marketing, et un bloc de 30 minutes à une tâche plus simple comme répondre aux emails, etc.
Évitez à tout prix les interruptions pendant vos blocs de temps. Coupez les notifications, fermez la porte de votre bureau, faites savoir à vos collègues que vous ne souhaitez pas être dérangé. La clé de la réussite des blocs de temps réside dans l’immersion totale dans une tâche.
Enfin, n’oubliez pas de prévoir des pauses entre vos blocs de temps. Le cerveau a besoin de repos pour maintenir un niveau de performance élevé. Une pause de 10 à 15 minutes entre deux blocs de temps est idéale pour vous permettre de vous ressourcer et de vous préparer pour la tâche suivante.
Avec les blocs de temps, vous maîtriserez votre journée, et non l’inverse. Vous serez étonné de voir à quel point vous pouvez être productif lorsque vous vous concentrez entièrement sur une tâche à la fois.
C’est d’ailleurs ma méthode de productivité préférée, celle que j’utilise tous les jours et que je décris plus en détail dans mon bonus. Vous pouvez d’ailleurs le télécharger gratuitement en renseignant votre prénom et votre email ci-dessous :
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Avoir une bonne gestion d’e-mails
Il est également crucial de bien gérer vos emails. Ceux-ci peuvent vite devenir une source majeure de distraction si vous les laissez s’accumuler. Prenez l’habitude de les consulter à des moments spécifiques de la journée et de les traiter en bloc, plutôt que de les laisser vous interrompre constamment.
L’élément essentiel d’une bonne gestion des emails est d’avoir un bon système de gestion des courriers électroniques. Sans système, vous ne pourrez pas espérer avoir une boîte de réception bien organisée.
Gérer ses réunions
Les réunions sont un moyen efficace d’avancer lorsque vous êtes bloqué sur un projet. Elles favorisent le partage d’idées et permettent également de faire le suivi de vos projets.
Cependant, si les réunions sont mal gérées, vous risquez de perdre plus de temps que vous n’en gagnez en productivité. Il est donc essentiel d’optimiser la gestion de vos réunions.
Pour cela, vous pouvez commencer par essayer, dans la mesure du possible, de programmer vos réunions l’après-midi. En effet, la matinée est souvent le moment où votre énergie est à son maximum. C’est le moment propice pour vous concentrer sur vos tâches prioritaires, celles qui demandent le plus de concentration. Réservez donc l’après-midi pour vos réunions, une fois que vous avez bien avancé sur vos projets.
De plus, évitez d’avoir des intervalles vides de 30 à 60 minutes entre deux réunions. Des études ont démontré qu’il faut environ 90 minutes de travail ininterrompu pour entrer dans un état de productivité optimale. Travailler pendant 30 à 60 minutes vous permettra d’avancer sur vos tâches, mais ne vous permettra pas de réaliser des progrès significatifs vers vos objectifs.
Idéalement, structurez votre emploi du temps de manière à avoir soit des blocs de 90 minutes sans réunions, soit regroupez vos réunions autant que possible afin de limiter les interruptions.
Enfin, évitez les réunions de dernière minute ainsi que les prétendus « appels de cinq minutes » qui sont souvent beaucoup plus longs. Leur impact sur votre productivité peut être dévastateur.
Mon conseil ? Évitez-les autant que possible. Planifiez vos appels autant que possible et respectez les horaires établis lors de cette planification.
Rappelez-vous que chaque réunion a un coût en termes de temps et d’énergie. Garder cela à l’esprit peut vous aider à les gérer de manière plus efficace. Une bonne gestion des réunions vous permettra non seulement de gagner du temps, mais aussi de faire avancer vos projets de manière structurée et productive.
Organiser son travail en mode hybride et en télétravail
Le travail hybride est lorsque vous avez la possibilité de travailler à la fois au bureau et chez vous, en alternance.
Cela peut présenter de nombreux avantages pour votre productivité, à condition de savoir comment bien s’organiser.
Lorsque vous travaillez au bureau.
Les bureaux modernes, souvent des open spaces, sont souvent bruyants, avec des collègues qui se déplacent et vous sollicitent fréquemment. Cet environnement facilite certaines choses, notamment ce que l’auteur Cal Newport appelle les « rencontres heureuses » dans son livre « Deep Work » (le travail en profondeur).
Il s’agit de moments où vous pouvez entendre vos collègues discuter d’un sujet qui pourrait vous aider à débloquer l’un de vos projets ou l’une de vos tâches.
Cependant, cet environnement n’est pas propice au travail en profondeur et à la productivité.
Le travail à la maison.
D’un autre côté, nous avons le travail à domicile. Avec ses distractions quotidiennes, la vie de famille et les tâches ménagères qui peuvent également vous détourner de votre travail.
Avec la pandémie de Covid, nous avons tous plus ou moins expérimenté le travail à domicile. Certaines personnes ont adoré, d’autres ont détesté. Cela dépend vraiment de votre environnement et du métier que vous exercez.
Une chose qui est certaine, cependant, c’est que vous êtes éloigné des interruptions quotidiennes de vos collègues, ce qui vous permet de vraiment vous concentrer sur vos tâches en profondeur.
Comment allier les deux ?
Personnellement, je travaille en hybride depuis plus de 2 ans maintenant et j’ai vraiment trouvé ma façon de gérer mon travail, que ce soit en télétravail ou au bureau.
Voici ma méthode :
Lorsque vous êtes au bureau, privilégiez les réunions et les moments de collaboration. C’est le moment idéal pour échanger des idées, résoudre des problèmes avec vos collègues et profiter de la dynamique d’équipe.
En ce qui concerne le télétravail, faites-en votre havre de concentration. Loin du brouhaha du bureau, vous pouvez vous attaquer à vos tâches individuelles sans interruption. Profitez de ce silence, de ce temps sans distractions professionnelles pour vous plonger dans votre travail et progresser sur vos projets.
En résumé, le travail hybride peut être un véritable atout pour votre organisation si vous savez comment vous organiser. Il s’agit de comprendre les forces de chaque environnement et d’apprendre à en tirer le meilleur parti.
Ranger son espace de travail
Votre bureau est votre sanctuaire de productivité. Il mérite toute votre attention et vos soins. Le désordre, qu’il soit physique ou virtuel (sur votre ordinateur), est l’ennemi juré de votre productivité. Comme l’a si bien dit David Allen dans son livre « Getting Things Done« , chaque élément qui n’est pas à sa place vous dérobe une part de votre précieuse énergie.
C’est une vérité à laquelle on ne pense pas souvent : un bureau en désordre est une source constante de distraction. Les dossiers éparpillés, les notes post-it collées un peu partout, les stylos perdus dans une mer de documents… Chacun de ces éléments divise inconsciemment votre attention et grignote votre énergie.
Ainsi, pour booster votre efficacité, faites de votre bureau un modèle d’organisation. Rangez vos documents de manière logique, placez vos outils de travail à portée de main, créez un espace propice à la concentration et à la productivité.
Mais n’oubliez pas votre bureau virtuel ! L’encombrement numérique peut être tout aussi handicapant que le désordre physique. Des fichiers mal classés, des icônes en pagaille, des dossiers sans nom… Tout cela crée un environnement de travail stressant et inefficace. Prenez donc le temps de ranger votre espace de travail sur votre ordinateur avec la même rigueur que vous le feriez pour votre bureau physique.
En bref, un espace de travail bien organisé est le reflet d’un esprit bien organisé. C’est un investissement en temps qui vous permettra, à terme, d’être plus productif et plus efficace dans votre travail.
Quand faire son administratif ?
L’aspect administratif est une partie incontournable du travail, même si nous ne l’apprécions pas toujours. Pour éviter d’être submergé, créez un bloc de temps (comme mentionné dans la partie 1) dédié uniquement à vos tâches administratives. Un bloc d’une heure par semaine devrait suffire. Par exemple, le jeudi après-midi. Pendant cette heure, concentrez-vous exclusivement sur les tâches administratives.
Cette approche présente un double avantage. D’une part, elle empêche ces tâches de s’éparpiller dans votre emploi du temps, ce qui libère du temps pour vous concentrer sur vos priorités. D’autre part, elle vous permet d’aborder les tâches administratives de manière plus sereine, en sachant que vous avez prévu un moment spécifique pour les traiter.
L’aspect administratif ne doit pas être un obstacle insurmontable dans votre vie professionnelle. Grâce à un bon système d’organisation, vous pouvez le gérer de manière efficace et sereine, laissant ainsi plus de place pour ce qui compte vraiment dans votre travail. Prenez donc le temps de planifier, de vous organiser, et vous constaterez que même les tâches administratives peuvent être maîtrisées.
Apprendre à gérer son énergie
La gestion de l’énergie, bien qu’elle soit souvent négligée, est un aspect crucial de l’organisation au travail. Nous ne sommes pas des machines ; notre énergie fluctue tout au long de la journée, et reconnaître ces fluctuations peut transformer votre productivité.
Prenez conscience de vos propres rythmes. Y a-t-il un moment dans la journée où vous vous sentez particulièrement vif et concentré ? Utilisez ces moments de pic de productivité pour aborder les tâches les plus exigeantes. De même, lorsque vous ressentez une baisse d’énergie, accordez-vous une pause. Levez-vous, faites une courte promenade ou changez simplement d’environnement pour recharger vos batteries et améliorer votre concentration à votre retour.
N’oubliez pas non plus l’importance de l’auto-compassion dans la gestion de votre énergie. Nous avons tous notre propre rythme, nos propres forces et faiblesses. Se comparer à vos collègues en termes de productivité ne fait qu’engendrer du stress et de l’auto-jugement, deux véritables voleurs d’énergie. Chacun a sa propre voie, son propre style de travail. Respectez le vôtre et respectez celui des autres.
En bref, être bien organisé au travail va bien au-delà de l’aménagement de votre espace de travail ou de la gestion du temps. C’est aussi une question de gestion de l’énergie. En prenant soin de vous, en écoutant votre corps et en respectant votre propre rythme, vous pouvez améliorer non seulement votre productivité, mais aussi votre bien-être au travail. Alors, accordez-vous des pauses, écoutez-vous et donnez-vous la permission de travailler à votre propre rythme. Vous serez étonné de voir à quel point cela peut faire une différence.
Conclusion
Apprendre à être productif s’apprend. Cela nécessite de la discipline, de la persévérance et de l’adaptabilité. Mais avec les bons outils, les bonnes méthodes et la bonne mentalité, vous pouvez transformer votre façon de travailler, être plus efficace et plus serein.