Les réunions font partie intégrante de notre vie professionnelle. Pourtant, elles peuvent souvent s’avérer être une véritable perte de temps et impacter notre productivité. Selon le Figaro « les cadres passent en moyenne 24 jours en réunion, soit près de 5 semaines ».

Dans cet article, nous allons voir pourquoi certaines réunions sont inutiles et je vais vous donner quelques conseils pour optimiser vos réunions et ainsi gagner en efficacité.

Pourquoi certaines réunions sont une perte de temps

Je vais vous raconter l’histoire d’un de mes anciens collègues, qui se faisait appeler « Meeting Man ».

Il passait ses journées entières à enchaîner les réunions, au point de ne plus avoir le temps de travailler sur ses tâches. Par conséquent, il devait alors venir plus tôt au bureau ou rester tard le soir pour rattraper son retard.

Sa situation peut s’expliquer par plusieurs facteurs:

• Une mauvaise organisation: Les réunions sont souvent planifiées sans réelle réflexion sur leur pertinence, leur durée ou leur contenu.
• Une mauvaise communication: Les participants ne sont pas toujours informés de l’objectif de la réunion, ce qui entraîne des discussions sans fin et hors sujet.
• Un manque de préparation: Les participants viennent souvent aux réunions sans avoir pris connaissance des documents ou des informations nécessaires pour aborder les sujets en question.
• Un retard des participants: Lorsqu’il y a plusieurs participants qui ont la même habitude d’enchaîner les réunions, il n’est pas rare que les réunions soient de plus en plus en retard au fur et à mesure de la journée.

Alors, comment faire en sorte de sortir de ce cercle infernal ?

Vous devez vous demander, si toutes ces réunions sont nécessaires, ou si celles qui sont nécessaires doivent prendre autant de temps.

Supprimer les réunions qui ne servent à rien

La première étape pour éviter de perdre du temps en réunion est de faire le tri et de supprimer celles qui ne sont pas indispensables. Voici quelques conseils pour y parvenir:

• Évaluez la pertinence de chaque réunion: Demandez-vous si l’objectif de la réunion peut être atteint par un autre moyen, comme un échange d’e-mails ou une conversation téléphonique.
• Fixez des objectifs clairs: Assurez-vous que chaque réunion a un objectif précis et que tous les participants sont informés de cet objectif. Si un participant commence à parler d’un sujet, qui n’est pas dans l’objectif de cette réunion, n’hésitez pas à recentrer le sujet.
• Limitez le nombre de participants: Plus il y a de personnes présentes, plus il sera difficile de rester concentré et de prendre des décisions. Invitez uniquement les personnes directement concernées par le sujet abordé.

Mes astuces pour avoir des réunions efficaces

Une fois que vous avez éliminé les réunions inutiles, il est temps d’optimiser celles qui restent pour en tirer le maximum de bénéfices. Voici quelques astuces pour rendre vos réunions plus efficaces:

• Préparez-vous en amont: Avant chaque réunion, prenez le temps de lire les documents et de vous informer sur les sujets qui seront abordés. Cela vous permettra d’être plus actif et de poser des questions pertinentes.
• Établissez un ordre du jour: L’ordre du jour doit être clair et concis, avec une liste des points à aborder et un temps imparti pour chacun d’entre eux. Cela permet de structurer la réunion et d’éviter les digressions. N’hésitez pas à partager cet ordre du jour, lorsque vous invitez les participants à la réunion.
• Fixez une durée limite: Les réunions ont tendance à s’étendre inutilement si aucune limite de temps n’est fixée. En allouant un temps précis pour chaque point à aborder, vous encouragerez une prise de décision plus rapide et une discussion plus ciblée.
• Favorisez l’interaction et la participation: Encouragez les participants à exprimer leurs opinions et à poser des questions. Cela permettra d’éviter les monologues et de faciliter la prise de décision.
• Faites un suivi après la réunion: Envoyez un compte-rendu récapitulant les points abordés, les décisions prises et les actions à entreprendre. Ceci permettra à tous les participants de se rappeler des engagements pris et de travailler de manière plus efficace.
• Faites toujours en sorte d’attribuer le suivi des décisions qui ont été prises à une personne spécifique. Cela évitera de devoir refaire une réunion pour reprendre la même décision qui a déjà été prise plusieurs mois auparavant.

En résumé, pour éviter de perdre du temps en réunion, il est essentiel de réfléchir à leur pertinence, de limiter le nombre de participants et d’adopter de bonnes pratiques pour les rendre plus efficaces. En appliquant ces conseils, vous pourrez optimiser votre temps de travail et améliorer votre productivité au sein de votre entreprise. N’hésitez pas à partager cet article avec vos collègues et à échanger sur vos propres astuces pour des réunions réussies dans les commentaires!