Comment prendre ses responsabilités

Un homme qui vous pointe du doigt. C'est votre responsabilité
Cet article fait partie d’un carnaval d’articles "Prendre ses responsabilités" initié par par Cyprien du blog vaillantsdoctorants.com. Si vous êtes doctorants c'est sur son blog qu'il faut aller.

Prendre ses responsabilités pour faire avancer un projet qui fait du surplace peut être difficile. Mais c’est une étape nécessaire si vous voulez devenir une personne efficace et bonne dans ce que vous faites.

Imaginez, l’un de vos projets les plus importants n’avance pas. Il est bloqué, car vous êtes en attente d’une action qui n’est pas de votre ressort. L’un de vos collègues, ou prestataires est en retard. Or, la tâche en cours peut ne pas être la priorité de votre collaborateur, car il a d’autres choses à faire.

Vous avez donc plusieurs solutions dans cette situation. Vous pouvez essayer de vous sauver la peau en commençant à rassembler des preuves qui prouvent que vous n’y êtes pour rien et que c’est de la faute de l’autre personne.

C’est une solution de facilité, mais mettre le blâme sur une autre personne n’est pas une solution. Ça peut marcher un certain temps, mais inévitablement les gens ne vous feront plus confiance et le blâme retombera tôt ou tard sur vous.

Voyons donc ensemble comment prendre ses responsabilités pour travailler efficacement et avancer dans toute situation.

Prendre ses responsabilités

Toujours dans le cas où vous n’avez pas la possibilité de faire la tâche à la place de votre collaborateur, vous devrez vous rendre responsable du projet pour le faire avancer. Peu importe ce que cela implique.

Nathaniel Branden, un des pères de l’estime de soi, pense que prendre ses responsabilités est la première étape pour développer un sens de soi. Cela permet également d’intégrer l’idée que « personne ne viendra vous sauver » et donc d’apprendre à se débrouiller dans n’importe quelle situation.

Nathaniel explique que c’est un concept libérateur. Si vous vous dites que l’aide ne viendra pas, que vous êtes responsable, vous commencerez à développer une plus grande estime de soi, car vous serez responsable de la qualité du résultat de votre projet. Même lorsque vous travaillez avec d’autres.

Cela ne veut pas dire que vous allez être le chef de projet et que c’est à vous de prendre les décisions. Mais plutôt que c’est à vous de prendre les actions nécessaires pour délivrer les résultats.

Prendre ses responsabilités et faire bouger les choses

Il faut rapidement se mettre en tête qu’il en va de la réussite de vos projets de prendre des actions le plus tôt possible dans ce genre de situation.

Mais comment faire concrètement ?

Prenons l’exemple décrit ci-dessus. Dans le cas où une action est nécessaire, mais que votre collègue/ prestataire la décale, car il a d’autres priorités. Vous avez plusieurs options :

La relancer la personne.

Vous pouvez simplement commencer par relancer la personne. Il se peut qu’il ait oublié et un rappel ne lui fera pas de mal.

Vous pouvez relancer une personne par appel, email ou messagerie instantanée. Lors de votre rappel, demandez à votre collaborateur de vous dire quand il pensera pouvoir terminer la tâche. Demandez-lui une date précise et définissez une date limite.

Le fait d’avoir une date limite est une astuce psychologique qui joue sur le sentiment d’urgence. Cela joue également sur le principe d’engagement et de cohérence. La personne voudra respecter son engagement après l’avoir dit par elle-même. En faisant ça, vous aurez plus de chance que votre collaborateur termine sa tâche.

Aider cette personne.

Parfois, il se peut qu’une personne ne sache simplement pas ou commencer. Et ce manque de connaissance le pousse à la procrastination. Vous pouvez simplement lui demander s’il a compris ce qu’il devait faire et si nécessaire, vous pouvez organiser une réunion pour lui (ré)expliquer.

Généralement après clarification où après avoir aidé à démarrer, vous aurez plus de chance que la personne termine la tâche au plus vite.

Une homme donnant des précisions à un autre

Contacter son manageur

Dans certains cas, il se peut que la personne soit simplement débordée et qu’elle n’arrive pas à organiser ses priorités. Dans ce cas, il peut être bien de contacter directement le manageur de la personne. Attention, vous ne voulez pas vous mettre votre collaborateur à dos. Le but n’est pas de lui casser du sucre sur le dos ou de l’enfoncer, mais plutôt de voir quelles sont les actions qui peuvent être prises pour aider celui-ci. Cela peut être simplement de voir avec son manageur comment reprioriser ses tâches où alléger sa charge de travail en lui apportant de l’aide.

Pour ça, garder la personne concernée en copy de tous les e-mails/meeting que vous allez avoir avec son manageur et ne mettez pas en avance son incompétence, mais donner plutôt des idées en mettant en avant le fait que votre tâche doit être considérer comme prioritaire.

Une femme qui envoie un email au manageur de son colaborateur

Jouer avec le sentiment d’urgence (encore une fois oui !)

Dans le cas où vous ne pouvez pas contacter le manager de la personne, car elle ne fait pas partie de votre entreprise, où que cette personne soit l’un de vos clients, vous n’aurez pas d’autre choix que de recontacter cette personne et de rejouer, encore une fois, sur le sentiment d’urgence. Mais cette fois le message doit venir de vous et doit être uniquement lié l’urgence de la situation.

Par exemple, j’ai déjà rencontré la situation où un client devait faire une action pour la réussite de son propre projet. Après plusieurs mois de relance, je n’arrivai toujours à rien et n’arrivait pas à obtenir de réponse celui-ci.

Pour ça, j’ai simplement contacté la personne en mettant en avant l’urgence de la situation et en clarifiant le status du projet. Voir l’exemple d’email ci-dessous :

Bonjour,

J’espère que vous allez bien.

Je reviens vers vous concernant mon dernier email concernant le développement de X.

Comme expliqué précédemment, nous avons besoin du document Y rempli afin de pouvoir commencer. Votre évènement approchant dangereusement, il est urgent que nous commencions à travailler.

Pouvez-vous revenir vers moi avec le document Y rempli pour le 5 janvier au plus tard?

Après cette date, nous ne pouvons pas garantir de pouvoir effectuer le développement demandé, car le temps risque de manquer.

Merci d’avance pour votre retour.

Cordialement,

Xavier

Vous pouvez également contacter la personne par téléphone au lieu d’un email. En revanche, l’email à l’avantage qu’il laisse une trace et donc une preuve de votre bonne volonté.

Sur cet email, le message est clair. J’ai besoin de recevoir ce fichier rempli pour le 5 janvier.

Enfin, je leur ai signalé que s’il ne prenait pas l’action nous ne pouvions pas garantir le succès du projet et que nous ne prendrons pas la responsabilité de l’échec, car un certain nombre de relances a été fait.

Cette dernière partie est effectivement l’inverse de ce qui est préconisé au-dessus. Mais dans ce cas, comme vous avez fait plusieurs suivis avant vous avez pris la responsabilité comme il le fallait et vous ne pouvez plus faire grand-chose d’autre.

C’est une solution d’ultime recours si toutes les autres astuces n’ont pas fonctionné.

Dans mon cas, cela a fonctionné, car la personne est revenue vers moi dans l’heure pour organiser une réunion et discuter des prochaines étapes.

En conclusion

Ses actions peuvent uniquement être prises une fois que vous aurez compris que le succès du projet est de votre responsabilité. Si vous ne prenez pas l’action d’aider ou de pousser votre collaborateur, vous ne risquez pas de mener vos projets à bien.

Ne vous reposez pas sur d’autres personnes et prenez l’action avant tout le monde, même si vous n’êtes pas le manageur du projet.

Finalement si toutes ces actions n’ont pas porté leur fruit. Tout le travail que vous aurez fourni aura été remarqué et personne ne pourra vous blâmer pour ne pas avoir réussi un projet, car vous avez pris vos responsabilités.

Si vous avez d’autres astuces pour prendre ses responsabilités et mener à bien vos projets, n’hésitez pas à les partager dans les commentaires

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2 réactions sur “ Comment prendre ses responsabilités ”

  1. Isabelle Réponse

    J’adore ton idée d’aider – c’est souvent le cas, la personne ne sait pas comment se lancer – ca prend trop d’énergie pour elle, elle a besoin d’aide pour casser la procrastination

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