L’importance du 1 à 1 dans votre management.

Les réunions 1 à 1 sont un des outils les plus importants du manageur. Ces réunions sont simples, efficaces, permettent de structurer votre management tout en entretenant de meilleures relations avec vos collaborateurs.

Notamment de nos jours avec l’augmentation du nombre de personnes en télétravail, ces réunions sont devenues encore plus très importantes.

À quoi consiste une réunion 1 à 1 ?

Les réunions 1 à 1 consistent en un entretien individuel hebdomadaire ou bimensuel d’une demi-heure entre le manageur et son collaborateur. C’est un outil essentiel qui peut faire la différence entre êtres un bon manageur ou non. C’est également un outil puissant pour l’employer lui-même.

Comme cité dans l’article d’Harvard Business Review

« Sans surprise, les employés qui ont eu peu ou pas de temps en tête-à-tête avec leur manager étaient plus susceptibles d'être désengagés. D'un autre côté, ceux qui ont deux fois plus de tête-à-tête avec leur manager par rapport à leurs pairs sont 67 % moins susceptibles d'être désengagés."

Soit plus vous aurez de 1 à 1 avec vos collaborateurs, plus vous aurez de chance que votre collaborateur soit efficace.

Les réunions sont le plus souvent découpées en 3 parties.

La partie personnelle
La partie professionnelle
Le futur.

Vous devez donc séparer votre 1 à 1 en trois parties d’environ 10 minutes chacune. Cependant, il y a quelques règles à respecter.

Partie personnelle

Dans cette partie, vous laissez parler votre collaborateur sans l’interrompre. L’objectif est de voir si celui-ci va bien et de développer une meilleure relation entre vous et lui. Essayer d’avoir une écoute attentive et de vraiment écouter sans juger ni donner de conseil. Le but est vraiment de vous intéresser et de développer une vraie relation de confiance.

Dans cette partie, votre collaborateur doit pouvoir parler de ses problèmes. Qu’ils soient personnels ou liés au travail. Votre rôle ici est plus celui de coach que celui de supérieur hiérarchique.

N’interrompez pas la partie personnelle du 1 à 1. C’est la partie la plus importante. Si votre collaborateur prend tout le temps disponible de la réunion pour parler de lui, laissez-le faire.

En règle générale, si vous avez des choses importantes à lui dire, n’attendez pas le 1 à 1, mais planifiez une réunion différente.

Bien entendu si votre collaborateur prend généralement tous le temps du 1 à 1 pour parler de sa vie personnelle, il faudra peut-être lui rappeler les autres objectifs de la réunion.

À savoir la partie professionnelle et la discussion par rapport à son futur.

Partie professionnelle

Un homme qui tient une tablette tactile avec un graphique affiché qui montre le KPIs

Cette seconde partie du 1 à 1 est plus liée à l’activité professionnelle. Le but est d’évaluer votre collaborateur et de voir ou celui-ci se situe par rapport à son objectif.

Dans un premier temps, définissez avec lui cet objectif.

Le but est d’avoir un objectif chiffré clair et précis. Vous pouvez utiliser la méthode SMART qui est simple est efficace. J’en parle dans mon article « avoir plus de temps par ou commencer » dans la partie Comment définir votre objectif précisément?

Une fois l’objectif chiffré, vous pourrez définir des KPI (Key performance indicator) soit des indicateurs clés de performance (ICP). Les KPI vous permettent d’analyser l’avancement des objectifs de votre collaborateur. Vous pourrez alors voir s’il est sur la bonne voie pour l’accomplissement de son objectif ou non.

Par exemple, mon objectif est de démarrer un business annexe grâce à mon blog, en vendant des formations sur comment mieux gérer ses projets perso comme pro. Pour ça, j’ai actuellement plusieurs critères d’évaluation, plusieurs KPIs.

Nombre d’articles publiés : Je veux avoir publié 47 articles d’ici la fin de l’année 2022
Nombre de visites par mois : J’aimerais avoir 3000 visites par mois à la fin de l’année 2022
Nombre d’abonné à ma Newsletter : J’aimerais avoir 300 abonnées à ma liste e-mail d’ici la fin de l’année 2022

Avec de bons KPIs, vous pourrez évaluer votre collaborateur, et voir s’il est dans la bonne direction. Cela vous permettra aussi d’engager une discussion avec lui pour définir quelles sont les actions qu’il pourrait faire différemment pour atteindre son objectif.

Déterminez quel objectif il aurait dû atteindre, essayez de comprendre pourquoi il n’a pas réussi et terminez par définir les actions à mettre en place pour réussir la prochaine fois.

Attention ! Votre but n’est pas de blâmer votre collaborateur. Au contraire, votre but est de l’encourager, de le coacher et de lui faire prendre les actions nécessaires afin que son objectif se passe bien. N’hésitez pas à féliciter votre collaborateur lorsque c’est nécessaire.

Partie future

Idée, planning, stratégie, succès. Différentes étapes pour réussir son futur

Enfin dans la dernière partie vous allez vous concentrer sur le futur de votre collaborateur. Afin de continuer à motiver celui-ci de donner le meilleur de lui-même, il faut que vous discutiez des opportunités futures.

Commencer par demander à votre collaborateur s’il a des ambitions dans le futur. Quel est le métier qu’il vise dans quelques années ? Quelles sont les compétences qu’il aimerait développer pour le futur ?

S’il n’a pas d’idée sur le coup, vous pouvez bien sûr lui laisser plusieurs semaines afin qu’il réfléchisse. Vous pouvez également donner des pistes de réflexion en fonction de ce que vous avez remarqué chez lui. En quoi votre collaborateur se démarque-t-il des autres ? En quoi celui-ci est meilleur que les autres? Quelles sont ces qualités?

Il peut arriver que votre collaborateur ne sache pas ce qu’il veut faire plus tard, ou simplement qu’il ne veut pas le dire, car son objectif peut consister à changer d’entreprise.

Ne forcez pas celui-ci à vous révéler ses objectifs futurs. Cela rompra la confiance que vous avez gagnée lors des 2 phases précédentes. Dans ce cas, orienter plus la conversation sur quelles sont les compétences qu’il aimerait développer. Tout le monde veut devenir meilleur dans quelque chose.

Une fois les objectifs définis, réfléchissez chacun de votre côté et essayez de trouver des projets ou manières de procéder pour aider votre collaborateur à obtenir ces compétences, ce post.

Par exemple, l’une de mes collaboratrices visait le même métier que moi. Celle-ci faisait partie de l’équipe d’assistant Customer Success Manager, et elle voulait devenir Customer Sucess Manager.

Au fur et à mesure de nos 1 à 1 nous avons décidé ensemble qu’elle pourrait avoir plus de responsabilités sur certains projets. Avant son changement de poste, elle a même mené certaine des réunions avec nos clients.

Nous avons grandi ensemble, moi en tant que « manager transversal », et elle dans ses compétences.

Si vous n’avez pas encore mis en place de 1 à 1, je vous conseille de le faire dès que possible.

Comment mettre en place un 1 à 1 ?

Si vous n’avez jamais mis en place de 1 à 1 et que vos collaborateurs n’en ont jamais eu auparavant, il va falloir que vous préparer le terrain.

Ça peut être assez effrayant d’avoir une réunion en tête à tête avec son manageur. Beaucoup de personnes pourraient se demander ce qu’ils ont fait de mal.

Vos collaborateurs pourront trouver ça bizarre au premier abord.

C’est pour ça qu’il faut que vous soyez clair sur vos intentions dès de départ.

Les 1 à 1 ne sont pas des réunions ou vous (en tant que manageur) allez beaucoup prendre la parole. Le but étant d’écouter vos collaborateurs parler. Il doit se sentir assez serein pour vous parler de tout. Ses problèmes personnels, ses problèmes au travail et ses ressenties craintes pour l’avenir, etc..

Ça prendra peut-être un peu de temps pour que votre collaborateur se sente à l’aise surtout si c’est la première fois que vous en mettez en place.

Mais après deux ou trois réunions 1 à 1 celui-ci aura pris l’habitude et il n’y aura plus de soucis.

Attention, une fois mis en place, le 1 à 1 ne doit pas être enlevé. Si vous avez bien fait les choses, votre collaborateur aura besoin de cette demi-heure chaque semaine.

Pourtant malgré ça, un bon nombre de manageurs tendent à prendre les 1 à 1 à la légère et souvent les déplacer/annuler pour gagner un peu de temps.

Quand organiser un 1 à 1 ?

Vous organisez vos réunions 1 à 1 comme bon vous le semble. Cependant, il y a certains moments qui sont meilleurs que d’autres.

Par exemple, le mieux est d’éviter les lundis et les vendredis. Le lundi, car vous revenez à peine de votre week-end et vous aurez besoin de cette journée pour vous remettre dans la routine quotidienne. Le vendredi, car toutes les actions que vous aurez définies ne pourront pas être mises en place/planifier avant la semaine d’après.

Le mieux est de l’organiser le mardi, mercredi ou jeudi.

De mon côté, j’aime bien le mardi, car si pour n’importe quelle raison je dois déplacer la réunion, je pourrai toujours la décaler au lendemain et toujours être dans le début de semaine. Oui comme dit plus haut, vous ne devez pas annuler les réunions 1 à 1, mais dans des cas extrêmes, vous pouvez le déplacer.

Ne le déplacer par plus d’une fois, car votre collaborateur aura l’impression que vos tâches sont plus importantes que lui.

Un second avantage du mardi est le fait que votre collaborateur aura le reste de la semaine pour se concentrer sur ses actions pour la semaine d’après.

Et pour vous, quel serait le meilleur moment pour planifier une réunion 1 à 1 ? Dites-le-moi dans les commentaires ! 🙂