Si vous êtes manageur et que vous dirigez une équipe, la gestion de votre temps passe également par la gestion des membres de votre équipe. Bien organisé son équipe est primordial afin d’être efficace. Il existe plusieurs façons de procéder pour bien organiser son équipe.

Dans cet article, je vais vous donner les astuces du professeur J. Richard Hackmanm sur l’organisation d’équipe.

J. Richard Hackmanm est un pionnier dans le domaine de l’organisation et du management d’équipe. En 1970, il s’est lancé dans une étude pour répondre à la question suivante « quelles sont les conditions nécessaires pour avoir une équipe efficace ?»

Après 40 ans de recherche, il en a conclu que pour avoir une équipe efficace, il faut réunir 3 grandes conditions.

“A compelling direction, a strong structure and a supportive context ». Que l’on pourrait traduire par une direction claire et motivante, une structure solide et un contexte favorable.

Se concentrer sur ces 3 facteurs peut permettre au manageur de mieux organiser leur équipe et d’être beaucoup plus efficace. C’est un peu la règle du 20 / 80 qui s’applique ici (loi de Pareto). 

Ces 3 conditions représentent les 20% d’actions que le manageur peut mettre en place pour obtenir 80% des résultats.

Le but est donc de vous concentrer en priorité sur ces 3 aspects pour réussir à améliorer votre management. Voyons ceux-ci dans les détails.

Une direction claire et motivante

Avoir un but clairement défini qui oriente, engage et motive vos collaborateurs est essentiel.

Une équipe ne peut pas être motivée si elle ne sait pas quel but elle doit atteindre.

De manière générale, travailler pour travailler n’est pas motivant. Un challenge qui est trop petit ne motive pas non plus.

Il vous faut bien définir les objectifs de votre équipe. Pour qu’ils comprennent bien quelles sont les actions à faire, mais aussi à quoi leur objectif va servir une fois atteint.

Exemple :

En 2020, la crise du Covid à frapper sans prévenir. Mon entreprise étant spécialisée dans la distribution d’application liée aux congrès médicaux a pris un sacré coup. Pendant plusieurs mois nos clients ont dû annuler tous leurs congrès.  Cela n’envisageait rien de bon pour l’avenir et nous nous sommes tous demandé si nous allions être licenciés ou non.

Après une réunion de crise, mon équipe de management est revenue vers nous avec une bonne nouvelle. Nous n’allons pas perdre notre travail. Un soulagement !  À la place, ils ont décidé d’investir dans la création d’une plateforme virtuelle afin que nos clients puissent malgré le Covid organiser leur congrès.

Ils auraient pu nous vendre cette idée de la manière suivante : « Afin de survivre, nous avons décidé d’investir dans la création d’une plateforme virtuelle. » En soi, l’objectif est louable.

Mais pas très existant.

À la place, ils nous ont dit « Nous avons décidé d’investir pour révolutionner l’industrie des congrès. En proposant une plateforme virtuelle qui pourra s’adapter au format hybride par la suite (sur place et virtuel). Nous voulons voir la portée des congrès augmenter, car les participants ayant moins d’argent pourront toujours participer en ligne à moindres frais ».

L’objectif a quand même l’air plus intéressant et motivant de cette manière n’est-ce pas ?

Au final, l’objectif reste le même, mais celui-ci est bien plus inspirant.

Pour définir un objectif précis, et inspirant, je vous renvoie à mon article sur l’objectif SMART où je donne plus de détails sur la création d’objectifs.

Une structure solide

Une structure solide est essentielle pour avoir une équipe efficace. Pour avoir une structure solide, il vous faut une équipe soit composée du correct nombre de membre et de compétences diverses. De plus, il faut que les tâches liées à l’objectif soient claires et que vos processus soient solides.

Réunir ces 4 conditions découragera les comportements destructeurs (ragot, critique, etc.) et encouragera une dynamique positive au sein de votre équipe.

Une équipe composée de compétences diverse

Tous les membres de votre équipe n’ont pas besoin d’avoir les mêmes compétences techniques ou sociales.  

Par exemple. Si un membre de votre équipe est doué en technique, mais est introverti et ne parle pas beaucoup, privilégier l’ajout d’un membre qui est plus extraverti même s’il est moins bon techniquement.

Ce mélange permettra à l’introvertie de donner plus souvent son opinion. Car par nature l’extraverti ira plus facilement vers l’autre et le poussera à donner son avis. La communication est la clé d’un travail d’équipe réussi.

La diversité dans votre équipe est également importante. Avoir des membres de votre équipe de différents âge, genre, couleur et milieu est essentiel. Cela poussera l’équipe à s’ouvrir à d’autres perspectives et éviter les « groups thinking » (ragot, critique …)

Exemple: Dans mon entreprise, nous sommes une entreprise néerlandaise avec des membres provenant des 4 coins du monde.

Ce qui est intéressant ici est que chaque membre de l’équipe a une culture différente.  Ce qui résulte à des comportements différents dans des situations similaires et cela peut permettre de débloquer certaines situations.

Un nombre correct de membres d’équipe

Il n’y a rien de pire que d’avoir des membres surchargés de travail pendant que d’autres ne font rien. Avoir le nombre correct de membres d’une équipe évite que cela ne se produise.

Tache claire et précise

Comme mentionné au-dessus, vos objectifs doivent être clairs et motivants. Mais pour avoir un objectif clair, il faut également que les tâches nécessaires à l’accomplissement de cet objectif soient claires également.

Plus les tâches sont claires, moins les membres de votre équipe seront sujets à la procrastination.

Les bons processus en place.  

Un processus est défini comme un enchainement ordonné de faits ou de phénomènes, répondant à un certain schéma et aboutissant à quelque chose. En clair, un enchainement de tâches qui mène toujours à la même finalité.

Les processus permettent à votre équipe d’effectuer des tâches répétitives sans perdre de l’énergie.  Les processus vous feront gagner grandement votre équipe en productivité. 

Vous devez désigner un membre de l’équipe pour créer un processus spécifique. Puis l’exposer aux autres. Une fois accepter vous devez faire en sorte que tous les membres de votre équipe comprennent bien celui-ci et qu’ils le suivent.

De temps en temps, vous pourrez revoir les processus pour voir si ceux-ci peuvent être améliorés, ou s’ils sont encore valides en fonction de vos objectifs.

Un contexte favorable

Si les membres de votre équipe se sentent soutenus et qu’ils savent que leur travail est mis en avant, ils redoubleront d’efforts pour faire du bon travail naturellement.

N’hésitez pas à mettre des récompenses en place lorsque vous en avez l’occasion.

Si vous n’avez pas d’idée de récompenses, vous pouvez simplement démarrer en félicitant certains membres de votre équipe lorsqu’ils accomplissent quelques choses d’important.

Un contexte favorable veut également dire que vous devez fournir le matériel et les outils nécessaires à votre équipe pour qu’elle puisse bien accomplir son travail.

Ceci est encore plus important avec l’augmentation du nombre de salariés en télétravail.

Les membres de votre équipe doivent pouvoir être aussi efficaces en travaillant au bureau que depuis chez eux.

Enfin, concentrez-vous également sur l’avenir des membres de votre équipe. Organisez avec chaque membre des réunions 1 à 1 et demandez-leur quels sont leurs objectifs professionnels. Basé sur leur réponse essayer au mieux de permettre à cette personne d’obtenir les compétences nécessaires à la réalisation de son objectif professionnel.

Une fois ces 3 conditions en places, vous aurez fait 20% des actions qui amélioreront de 80% les résultats de votre équipe.

Si cet article vous a plu, n’hésitez pas à me le dire dans les commentaires et à le partager avec vos collègues manageurs.