Dans nos vies professionnelles actuelle, il est souvent difficile de définir clairement nos responsabilités. Les demandes peuvent affluer de toutes parts, les délais se superposer et le sentiment d’être débordé peut rapidement s’installer. Pourtant, un mot simple peut nous aider à reprendre le contrôle « Non ».
Apprendre à dire non peut être une compétence précieuse pour gérer son temps de manière plus efficace. Cependant, savoir dire non n’est pas une tâche facile et demande une certaine préparation.
Pourquoi ne pas savoir dire non vous fait perdre votre temps
Lorsque je me retrouve submergé de tâches, c’est souvent parce que je n’ai pas su dire non. Accepter chaque demande, chaque projet, chaque réunion, c’est se condamner à s’éparpiller et à être inefficace. Chaque « oui » prononcé est un engagement à consacrer votre temps et votre énergie à une tâche donnée. Ainsi, ne pas savoir dire non signifie ajouter à ces promesses et courir le risque de ne pas être en mesure de toutes les tenir.
Le temps est une ressource précieuse et non renouvelable. Chaque heure passée sur des tâches non prioritaires est une heure perdue sur des projets importants. En ne disant pas non, vous diminuez votre temps et votre attention, rendant chaque tâche plus longue et plus difficile à accomplir.
Comment donc apprendre à dire non ? Commencez par définir vos priorités.
Définir ses priorités seul ou avec son manageur
Pour pouvoir dire non efficacement, il est crucial de définir ses priorités. Personnellement, je ne recommande pas de gérer plus de trois gros projets en même temps. Trois, c’est un nombre suffisamment restreint pour permettre une concentration optimale, tout en étant assez large pour offrir une diversité d’action.
Il peut être utile d’établir cette liste de priorités en discutant avec votre manageur. Cela vous permettra de vous assurer que vos priorités sont en accord avec les objectifs de l’équipe ou de l’entreprise. Une fois ces priorités définies, elles serviront de guide dans votre prise de décision. Chaque demande sera alors évaluée en fonction de sa pertinence par rapport à ces priorités.
Une fois vos priorités définies, il vous sera plus facile de savoir dire non.
Comment dire non de manière à ne pas froisser son interlocuteur ?
Dire non n’est pas synonyme de rejet ou de manque de coopération. C’est simplement une manière de gérer votre temps de manière optimale. Cependant, le défi réside dans la façon de communiquer ce non à votre interlocuteur sans le froisser.
Pour cela, je recommande une approche en trois temps : valider, expliquer, proposer.
Validez
Validez d’abord la demande de votre interlocuteur. Montrez que vous comprenez sa demande et que vous reconnaissez sa valeur.
Expliquez
Ensuite, expliquez pourquoi vous ne pouvez pas répondre à sa demande. Utilisez vos priorités comme justification : vous avez d’autres projets en cours qui nécessitent votre attention.
Proposez
Enfin, proposez une alternative. Peut-être pouvez-vous déléguer la tâche à quelqu’un d’autre, ou la reporter à une date ultérieure.
Par exemple:
Imaginons que vous soyez en plein milieu d’un projet important et qu’un collègue vous demande de l’aide pour une tâche qui, n’est pas liée à vos priorités actuelles. Voici comment vous pourriez répondre :
Valider :
"Je comprends que tu as besoin d'aide pour cette tâche, Jean. C'est un projet important et je suis conscient de sa valeur pour l'équipe."
Ici, vous montrez à Jean que vous avez écouté sa demande et que vous reconnaissez son importance. Cela aide à maintenir une bonne relation avec lui.
Expliquer :
"Cependant, je suis actuellement engagé dans un autre projet qui requiert toute mon attention et qui est une priorité pour moi en ce moment."
En expliquant votre situation, vous montrez à Jean que votre refus n’est pas personnel, mais qu’il est dû à des contraintes de temps et de priorités.
Proposer :
"Je pense que Sophie pourrait être en mesure de t'aider, elle a déjà travaillé sur des projets similaires. Sinon, je pourrais être disponible pour te donner un coup de main la semaine prochaine, une fois que mon projet actuel sera terminé."
En proposant une alternative, vous montrez à Jean que même si vous ne pouvez pas l’aider maintenant, vous êtes toujours prêt à trouver des solutions et à coopérer.
La clé de cette méthode est la communication ouverte et respectueuse. Elle permet de dire non sans froisser l’autre personne et de maintenir de bonnes relations de travail.
Apprendre à dire non est un art qui demande du temps et de la pratique. Il est important de se rappeler que dire non n’est pas un signe de faiblesse ou d’égoïsme, mais plutôt un outil de gestion du temps et de préservation de votre énergie et de votre bien-être.
Il peut être difficile au début de dire non, surtout si vous avez l’habitude de dire oui à tout. Cependant, vous vous rendrez compte avec le temps que le simple fait de refuser certaines demandes vous permettra de vous concentrer davantage sur vos priorités et de travailler de manière plus efficace et plus sereine.
Conclusion
Au final, dire non n’est pas seulement bénéfique pour vous, mais aussi pour votre équipe et votre entreprise. En concentrant vos efforts sur les tâches qui ont le plus d’impact, vous contribuez à la réalisation des objectifs de l’entreprise. De plus, en disant non de manière respectueuse et constructive, vous montrez à vos collègues que vous respectez votre temps et votre énergie, ce qui peut les encourager à faire de même.
Il est aussi important de se rappeler que dire non ne signifie pas fermer la porte à toutes les opportunités. Au contraire, en gérant judicieusement votre temps, vous vous créez de l’espace pour saisir de nouvelles opportunités qui sont vraiment alignées avec vos priorités et vos objectifs.
En conclusion, dire non est une compétence essentielle à développer pour une meilleure gestion du temps. Cela demande de la pratique, mais les bénéfices sont immenses. Alors, la prochaine fois que vous vous sentirez débordé, rappelez-vous que vous avez le pouvoir de dire non, et utilisez-le pour mieux gérer votre temps et vos priorités.